Le BTP est un secteur exigeant et hautement concurrentiel. Pour les chauffagistes, il est essentiel d’avoir des outils pratiques et efficaces pour gagner du temps, améliorer sa rentabilité et l’expérience client.
Un logiciel de facturation pour la gestion de votre activité
Excel et Word sont des logiciels qui peuvent être utilisés pour créer des factures de prestation de service. C’est toutefois assez contraignant et nécessite une maîtrise avancée des outils. Un logiciel métier de facturation offre une prise en main plus facile avec d’intéressantes fonctionnalités dédiées spécifiquement à chaque corporation.
Pour les chauffagistes et installateurs thermiques par exemple, une application de facturation permet de respecter les règles en vigueur liées à l’édition de factures. C’est une démarche complexe régie par une réglementation stricte et évolutive. C’est pour cela que se servir d’un logiciel dédié aux chauffagistes est le meilleur moyen de s’assurer de la conformité des factures. Il permet de respecter les mentions légales, notamment celles qui sont obligatoires (TVA, délai de paiement, pénalités de retard…).
Les marges d’erreur lors des calculs sont largement réduites. Ce type d’application génère et calcule automatiquement les données sans une intervention humaine. Juste en quelques clics, l’utilisateur peut générer sans commettre d’erreurs des opérations telles que :
- la ventilation des TVA,
- le calcul de la TVA auto-liquidée,
- l’application automatique des remises,
- les sous-totaux…
Les factures d’acompte et de situation sont automatiquement déduites de la facture finale. L’insertion des données clients est également prise en compte de façon automatique. Pour chaque facture, le logiciel récupère et reporte systématiquement certaines informations personnelles du client pour limiter au mieux les saisies manuelles. Grâce à une connexion à la cartographie Google Maps par exemple, le prestataire n’a plus besoin de parcourir les villes ou les codes postaux pour entrer l’adresse du client. Tout ceci contribue à faire gagner un précieux temps aux artisans chauffagistes et aux installateurs thermiques qui peuvent alors se consacrer à des tâches bien plus importantes.
Conseils pour rationaliser votre flux de travail à l’aide d’un logiciel pour chauffagistes
De manière générale, la gestion des chantiers en BTP est une tâche difficile et complexe qui nécessite une meilleure organisation pour rester efficace. Entre la gestion des ressources, l’exécution des travaux et la livraison du chantier dans les délais, ce n’est pas toujours facile de se retrouver. L’utilisation des logiciels pour chauffagistes permet également de bénéficier d’un module de gestion de projet intégré. Cette fonctionnalité rend le processus de travail beaucoup plus simple et permet aux entreprises de rester productives.
Sur un chantier, le chauffagiste a souvent besoin de faire la liste des matériaux à acheter, d’organiser la main-d’œuvre ainsi que tout ce qui est en rapport avec la logistique. Avec un logiciel dédié, toutes ces tâches sont gérées depuis une seule interface, ce qui facilite grandement le suivi quotidien. On peut créer ou enregistrer automatiquement des fournitures, des ouvrages et des tarifs de main-d’œuvre puis les réutiliser en un clic, de quoi éviter de tout répéter à la main.
Certains logiciels offrent même la possibilité d’importer des données depuis des bibliothèques externes telles Tarifeo, Batiprix ou encore BatiChiffrage. Si l’artisan utilisait déjà ces bibliothèques, il peut retrouver toutes ses anciennes données sur le logiciel. Il est également possible de créer plusieurs projets à la fois afin de distinguer plus facilement les chantiers en prospection, ceux qui sont déjà signés ou en cours d’exécution.
La gestion d’une société de chauffage implique aussi des opérations de comptabilité. L’entreprise doit communiquer des documents à son comptable qui se chargera de les renvoyer après les avoir traités. Dans un scénario classique, c’est un processus qui peut prendre des heures, voire des jours. Pour rationaliser le flux de travail, il existe des logiciels pour chauffagistes qui permettent de créer un accès personnel au comptable. Tous les documents dont il a besoin y sont donc envoyés, centralisés sur un seul espace de travail pour faciliter la communication des données entre les différentes parties.
Résolution des problèmes courants avec les logiciels pour chauffagistes
Dans l’exercice de son métier, le chauffagiste est souvent sur le terrain. Pour réduire les aller-retour entre le bureau et le chantier, un logiciel de facturation accessible en ligne est nécessaire pour accéder aux informations utiles depuis n’importe quel emplacement. Un autre avantage est que la plupart de ces logiciels sont responsives. Elles peuvent donc être utilisées aussi bien sur ordinateur que sur des appareils mobiles (téléphone et tablette). Cela offre plus de flexibilité aux prestataires quand ils sont en déplacement ou sur le chantier.
La perte des données sauvegardées et l’oubli de facturation sont également des problèmes courants qui sont rencontrés dans la corporation de chauffagiste. Pour y remédier et garder ses données à portée de main, les logiciels de facturation disponible sur cloud constituent une excellente solution. Ils permettent d’avoir accès à ses données 24 h/24 et depuis n’importe quel appareil. Il est judicieux de choisir des fournisseurs dont les serveurs sont installés dans un pays membre de l’Union européenne. L’intérêt est de bénéficier des réglementations en vigueur au sein de l’espace UE sur la protection et la confidentialité des données.
Maximisez la rentabilité de votre activité avec un logiciel approprié
En plus des fonctionnalités pratiques, un logiciel adapté peut également permettre aux chauffagistes d’améliorer la rentabilité de leur entreprise de plusieurs manières.
La gestion des stocks reste un défi majeur pour cette corporation. Il est important de contrôler les arrivages pour ne pas manquer de matériaux sur le chantier, sans trop en commander non plus. Avec un logiciel adapté, il est possible de suivre facilement les entrées, sorties et retours d’articles. Le chauffagiste peut alors optimiser les ressources utilisées et améliorer le taux de rentabilité de ses chantiers.
Pour de grands projets d’installation ou de rénovation de système de chauffage, les clients comparent en général plusieurs prestataires pour faire un meilleur choix. Avec un logiciel de facturation, le chauffagiste peut présenter un devis détaillé avec des livrables bien présentés, ce qui témoigne un bon niveau de professionnalisme.
Certains outils proposent même des options de personnalisation plus avancées pour rendre les documents générés encore plus professionnels et plus attrayants. Il est possible, par exemple, d’insérer le logo de l’entreprise ou encore, les labels de qualité qu’elle détient. Des certifications telles que Qualibat RGE, QualiPAC, et Qualibois prouvent la bonne qualité de service des professionnels chauffagistes. Avoir un logiciel qui permet de les afficher sur son devis peut être un argument décisif pour décrocher un marché.
Le chauffagiste peut également améliorer sa rentabilité en consacrant moins de temps à gérer les formalités administratives qui sont déjà automatiquement générées par le logiciel. Il peut alors mieux se concentrer sur des tâches plus rentables en rapport avec sa profession.
Améliorez la satisfaction de vos clients avec un logiciel en ligne
Avec une application en ligne, le chauffagiste peut facilement suivre l’évolution de ses chantiers et projets, ce qui lui permet de tenir ses clients informés de manière proactive. Il peut partager en temps réel des rapports d’avancement et des échéanciers en cours. Cette promptitude et la précision des informations qu’il fournit peuvent considérablement rassurer les clients et dissiper tout sentiment d’inquiétude.
Certains de ces outils intègrent des fonctionnalités de communication qui permettent de gérer les échanges entre clients. Il est possible par exemple d’envoyer un document directement par courriel depuis le tableau de bord du logiciel. En cas de réponse, le chauffagiste est automatiquement notifié pour continuer la conversation. Depuis son outil de travail, il peut donc répondre aux questions et traiter les demandes de service de nouveaux clients.
En cas d’absence de réponse de la part du client, certains logiciels intègrent des notifications d’ouverture de devis. Le chauffagiste peut donc attendre quelques jours pour relancer le client en lui renvoyant un autre devis directement depuis le tableau de bord du logiciel. Il est même possible de programmer des relances automatiques au bout d’un nombre de jours sans réponse.
