Pour savoir comment faire une fiche de poste, retenez d’abord ceci : aucun texte du Code du travail n’impose ce document ni ne fixe son contenu. C’est un outil de management, et sa qualité se mesure à un seul critère : un candidat comme un salarié doit comprendre en deux minutes ce qu’on attend de lui, et vous devez pouvoir vous appuyer dessus lors d’un recrutement, d’un entretien annuel ou d’un désaccord. Cet article donne les rubriques à remplir, un modèle à recopier, la différence avec la fiche de fonction et les erreurs qui rendent le document inutilisable.

À quoi sert une fiche de poste

Avant l’embauche : cadrer le besoin

Rédiger la fiche oblige à répondre à des questions que beaucoup de dirigeants de PME repoussent : que fera exactement cette personne un mardi ordinaire ? Quelles tâches sont le cœur du poste, lesquelles sont accessoires ? Un recrutement raté peut venir d’un besoin mal défini plutôt que d’un mauvais candidat. Si le sujet vous parle, l’article sur les raisons pour lesquelles les PME échouent à recruter un commercial montre où se situent les écarts entre le poste imaginé et le poste réel.

Après l’embauche : un point d’appui

La fiche sert de référence à l’entretien annuel, à la définition des objectifs, à l’évaluation des besoins de formation et, en cas de litige, à établir ce qui relevait ou non des missions du salarié. Elle alimente aussi la réflexion sur les compétences à anticiper, que traite la démarche de GPEC.

Fiche de poste ou fiche de fonction

Les deux termes sont souvent confondus. La différence tient à ce qu’on décrit :

Fiche de poste Fiche de fonction
Ce qu’elle décrit Un poste précis, dans une équipe précise Un métier ou une famille de postes
Niveau de détail Missions concrètes, rattachement, outils, conditions Missions génériques, compétences du métier
Usage principal Recruter, évaluer, fixer des objectifs Classer les emplois, bâtir une grille de rémunération
Exemple « Assistant(e) comptable fournisseurs, équipe de 3, site de Lyon » « Assistant comptable »

Une PME de dix personnes peut se contenter de fiches de poste. Dès que plusieurs salariés occupent le même métier, la fiche de fonction évite de réécrire trois fois le même document.

Les rubriques d’une fiche de poste

Aucune rubrique n’est imposée par la loi. Voici celles qui rendent le document utile, dans l’ordre où le lecteur les cherche.

Identification du poste

Intitulé clair, service, type et durée du contrat, lieu de travail, date de début souhaitée. Choisissez un intitulé que le marché comprend : « Gestionnaire de paie » se cherche, « Talent flow specialist » non.

Rattachement et relations

À qui le titulaire rend-il compte ? Encadre-t-il quelqu’un ? Avec quels services ou clients travaille-t-il au quotidien ? Cette rubrique recoupe l’organigramme : si vous n’en avez pas, la méthode pour construire un organigramme fonctionnel règle la question en une demi-journée.

Mission et activités

Une phrase de mission (« garantir que les fournisseurs sont payés à l’échéance et que les écritures sont justes »), suivie de 5 à 8 activités principales, chacune commençant par un verbe d’action. Au-delà de huit, vous décrivez deux postes.

Compétences et profil

Séparez ce qui est indispensable de ce qui est souhaitable. Distinguez les savoir-faire (maîtriser un logiciel comptable), les connaissances (droit des sociétés) et les qualités comportementales (rigueur, autonomie). Une exigence de diplôme n’a de sens que si le poste l’impose réellement.

Conditions d’exercice

Horaires, télétravail possible ou non, déplacements, astreintes, lieu, convention collective applicable, rémunération ou fourchette, avantages.

Modèle de fiche de poste à copier

Collez ce canevas dans un document Word ou un tableur, puis remplacez les crochets.

  • Intitulé du poste : [titre compris du marché]
  • Service / site : [service, ville]
  • Contrat : [CDI, CDD de X mois, alternance], temps plein ou partiel
  • Rattachement : [fonction du supérieur direct] ; encadrement : [oui, X personnes / non]
  • Mission : [une phrase qui dit à quoi sert le poste]
  • Activités principales : [5 à 8 verbes d’action + objet + résultat attendu]
  • Activités occasionnelles : [remplacements, projets ponctuels]
  • Compétences indispensables : [3 à 5 items vérifiables]
  • Compétences souhaitables : [2 à 3 items]
  • Conditions : [horaires, télétravail, déplacements, rémunération ou fourchette, convention collective]
  • Évolution possible : [postes accessibles à terme]
  • Date de mise à jour : [jj/mm/aaaa]

Comment la rédiger, pas à pas

Partir du travail réel

Demandez au titulaire actuel, ou à son manager, de lister ce qui a été fait sur les deux dernières semaines. Pour un poste à créer, observez un poste voisin. La fiche écrite « de tête » décrit un poste idéal que personne n’occupe.

Regrouper et hiérarchiser

Rassemblez les tâches par finalité (facturation, relances, reporting) puis classez-les par temps passé ou par enjeu. Ce classement détermine l’ordre des activités dans la fiche.

Rédiger au présent, en termes de résultats

« Traite les factures fournisseurs sous 5 jours » vaut mieux que « Responsable des factures ». Une activité sans critère de réussite ne pourra pas être évaluée à l’entretien annuel.

Faire relire, puis dater

Le titulaire et le manager relisent chacun. Datez le document et prévoyez une révision au moins une fois par an, ou à chaque changement d’organisation. Un audit des pratiques, comme celui décrit dans l’article sur l’audit RH, vérifie justement que ces documents existent et sont à jour.

Transparence des salaires : ce qui change

La directive européenne 2023/970 sur la transparence des rémunérations devait être transposée par les États membres avant le 7 juin 2026. En France, l’avant-projet de loi transmis aux partenaires sociaux le 6 mars 2026 prévoit que l’employeur communique une fourchette de rémunération initiale dans chaque offre d’emploi, ou au plus tard avant l’entretien d’embauche lorsqu’il n’y a pas d’offre. Il interdirait aussi de demander au candidat son salaire actuel ou ses salaires passés, et les mentions du type « rémunération à définir » ne seraient plus admises.

Ce texte était encore un projet lors de nos vérifications : contrôlez son état sur Légifrance avant de l’appliquer. En pratique, prévoir dès maintenant une fourchette cohérente avec la grille interne dans la rubrique « Conditions » évite de refaire toutes vos fiches le jour où la loi sera votée. Rappelons que si vous indiquez une rémunération dans une offre, elle ne doit pas être trompeuse.

Les erreurs fréquentes

  • La liste de courses : vingt-cinq tâches sans hiérarchie. Le lecteur ne sait plus ce qui compte.
  • Le profil introuvable : dix ans d’expérience, trois langues, un bac+5 et un salaire de débutant.
  • Le critère discriminatoire : toute mention fondée sur l’âge, le sexe, l’origine ou la situation de famille tombe sous le coup des interdictions de discrimination de l’article L1132-1 du Code du travail. Écrivez l’intitulé de façon neutre ou au féminin et au masculin.
  • Le document figé : une fiche de 2019 qui ignore le logiciel utilisé depuis deux ans.
  • Le jargon interne : un candidat extérieur ne connaît ni vos sigles ni vos outils maison.

Une bonne fiche aide aussi à attirer : elle fait partie de ce que vos candidats lisent de votre entreprise, au même titre que ce qui est détaillé dans l’article sur la marque employeur et les avantages salariés.

Questions fréquentes

Une fiche de poste est-elle obligatoire ?

Non. Le Code du travail ne l’impose pas et n’en fixe pas le contenu. Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent en prévoir ; vérifiez la vôtre. Sans être obligatoire, elle reste recommandée.

Quelle est la différence entre une fiche de poste et une fiche de fonction ?

La fiche de poste décrit un poste précis, avec ses missions concrètes, son rattachement et ses conditions. La fiche de fonction décrit un métier de façon générale et sert à plusieurs postes similaires.

Que doit contenir une fiche de poste ?

L’intitulé, le rattachement, la mission, les activités principales, les compétences attendues et les conditions d’exercice. Le modèle ci-dessus reprend ces rubriques.

La fiche de poste a-t-elle une valeur contractuelle ?

Elle ne remplace pas le contrat de travail. Elle documente les missions, mais ce qui engage les parties est ce qui figure au contrat. Si la fiche évolue sensiblement, un changement des fonctions du salarié peut nécessiter son accord ou un avenant : faites valider la situation par un juriste ou un conseil RH avant de modifier un poste en profondeur.

Peut-on modifier une fiche de poste sans prévenir le salarié ?

Un ajustement mineur, dans le cadre du poste et de la qualification, relève du pouvoir de direction de l’employeur. Une modification qui change le contrat doit être acceptée par le salarié. Dans le doute, informez-le par écrit.