Pour assurer une bonne gestion d’une équipe, des ressources et des délais d’un projet, il est essentiel de procéder à un planning efficace. Avant toute réalisation ou exécution des tâches, plusieurs étapes doivent être parcourues. C’est le cas de la mise en place du planning prévisionnel. Qu’est-ce que le planning prévisionnel et à quoi sert-il ? Voici une proposition de définition à cette thématique.
Notion de planning prévisionnel
Faisant référence au chemin critique de Gantt et au tableau d’exécution du budget, le planning prévisionnel est un outil de gestion de projet. Il permet à l’équipe de réalisation du projet de visualiser la manière dont les activités et tâches sont organisées dans le temps. C’est un instrument de gestion qui renseigne sur les différentes étapes à suivre pour atteindre les objectifs et éviter tout retard.
Le planning prévisionnel ou rétro planning permet d’assurer l’exécution des tâches dans les délais requis. Il joue le rôle d’un calendrier prévisionnel et de garde-fou dans la réalisation des activités. C’est un type de tableau à plusieurs entrées qui comporte des deadlines de chaque tâche à exécuter. Il peut être consulté à tout moment par l’équipe du projet pour effectuer un suivi de la production.
Lorsqu’il est mis en place, le planning prévisionnel peut être partagé avec les collaborateurs afin de servir de document de communication et d’orientation. C’est aussi un outil de coordination, fruit de la planification du projet.
Avantages du planning prévisionnel
Le planning prévisionnel a de nombreux avantages au nombre desquels figure le respect des délais par respect du chemin critique. Avec la méthode de Gantt, les équipes disposent des informations sur les dates de début et de fin au plus tôt et au plus tard des différentes tâches. Contrairement à la mauvaise, la bonne gestion des délais n’a aucun impact financier négatif sur le projet. Mieux, il peut permettre de faire des économies.
En outre, le planning prévisionnel est utile pour contrôler la bonne réalisation des tâches. Il liste les différentes activités et les délais prévisionnels à partir desquels les responsables peuvent s’assurer que le projet évolue normalement. De plus, un bon planning comporte toutes les tâches à réaliser et le budget réparti pour chacune. En suivant bien les indications de ce modèle, il est peu probable qu’une étape soit oubliée.
Non seulement les tâches sont réalisées, mais aussi exécutées suivant l’ordre prédéfini pour éviter toute embrouille. L’autre avantage du planning prévisionnel est qu’il donne un aperçu du budget qu’il faudra mobiliser pour l’exécution de toutes les tâches. Ainsi, l’équipe du projet devra s’assurer que les ressources humaines, matérielles et financières sont disponibles pour la réalisation de chaque tâche qu’elle assignera à une équipe.
Dans certains cas, une équipe peut se voir affecter une tâche nouvelle selon les ressources déjà disponibles. La gestion de ces ressources et la planification des tâches peuvent être simplifiées à l’aide d’outils dédiés. D’ailleurs, pour ceux qui cherchent des solutions sans coûts additionnels, le classement des logiciels de planning gratuits peut être une excellente ressource.
En outre, avec le rétro planning, l’équipe du projet peut prendre connaissance des dépendances qu’il existe entre certaines tâches et réajuster au besoin. La représentation visuelle du planning prévisionnel proposée par le modèle Gantt permet d’observer l’impact que pourrait avoir tout retard ou erreur par exemple. Ceci permet d’anticiper des solutions alternatives pour assurer une gestion efficace du projet.
