Dans le monde des affaires, il y a une règle d’or qui dit: « Le client est toujours roi ». Cela signifie que chaque entreprise doit s’efforcer de satisfaire ses clients en toutes circonstances. Cependant, il peut arriver que les choses ne se déroulent pas comme prévu. Un retard de livraison est l’un de ces incidents qui peuvent provoquer la frustration chez un client. Dans ce cas, la meilleure approche pour une entreprise est de s’excuser pour le désagrément causé. Cette action peut se faire par le biais d’une lettre ou d’un e-mail d’excuse. Voici comment vous pouvez rédiger un tel message.
Modèle de lettre d’excuse pour un retard de livraison
Lorsqu’il s’agit d’envoyer des excuses à un client pour un retard de livraison, il est important de le faire de manière professionnelle et sincère. Vous devez montrer que vous prenez la situation au sérieux et que vous êtes prêt à résoudre le problème. Voici un exemple de lettre d’excuse pour un retard de livraison.
Cher/Chère [Nom du Client],
Je vous écris au nom de [Nom de l’entreprise] pour vous présenter mes excuses pour le retard de la livraison de votre commande numéro [numéro de commande]. Nous comprenons l’importance de respecter les délais de livraison promis et nous sommes sincèrement désolés pour ce désagrément.
Le retard est dû à [Indiquez la raison du retard, par exemple, une rupture de stock, un problème avec un fournisseur ou un problème logistique]. Nous travaillons avec diligence pour résoudre ce problème et assurer la livraison de votre commande le plus rapidement possible.
Nous estimons que votre commande vous sera livrée d’ici [date de livraison estimée]. Nous vous tiendrons informé de tout changement concernant la livraison de votre commande.
Nous vous remercions de votre patience et de votre compréhension face à ce défi inattendu. Nous apprécions votre business et nous nous engageons à améliorer nos services pour éviter que ce genre de situation ne se reproduise.
Nous restons à votre disposition pour toute question ou réclamation que vous pourriez avoir.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l’entreprise]
[Coordonnées de l’entreprise]
Modèle d’e-mail d’excuse pour un retard de livraison
Un e-mail est une option plus moderne et plus rapide pour présenter des excuses pour un retard de livraison. Toutefois, il est toujours nécessaire de le rédiger de manière professionnelle et courtoise. Voici un exemple d’e-mail d’excuse pour un retard de livraison.
Sujet : A propos de votre commande [Numéro de commande] avec [Nom de l’entreprise]
Bonjour [Nom du client],
Nous faisons face à un retard inattendu dans la livraison de votre commande [Numéro de commande]. Nous en sommes vraiment désolés et nous vous prions d’accepter nos excuses pour ce désagrément.
Le retard est dû à [Indiquez la raison du retard]. Nous faisons tout notre possible pour résoudre ce problème et expédier votre commande le plus tôt possible. Nous prévoyons de livrer votre commande d’ici [Date de livraison estimée].
Nous apprécions votre patience et votre compréhension. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à contacter notre service client à [Coordonnées du service client].
Merci de faire affaire avec [Nom de l’entreprise]. Nous nous excusons encore une fois pour ce retard et nous vous assurons que nous faisons tout notre possible pour améliorer notre service de livraison.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l’entreprise]
Conseils pour rédiger une lettre ou un e-mail d’excuse pour un retard de livraison
La rédaction d’une lettre ou d’un e-mail d’excuse pour un retard de livraison nécessite de respecter certaines bonnes pratiques. Voici quelques conseils à considérer :
- Soyez sincère dans vos excuses. Votre client doit sentir que vous êtes vraiment désolé pour le retard.
- Fournissez une explication claire et précise du pourquoi du retard.
- Indiquez la date de livraison estimée et assurez-vous de la respecter cette fois.
- Proposez une compensation si possible, comme une réduction sur la prochaine commande par exemple.
- Assurez-vous que votre lettre ou votre e-mail est rédigé de manière professionnelle et courtoise.
Faire face à un retard de livraison peut être stressant pour une entreprise, mais il est crucial de gérer la situation de manière professionnelle. Une lettre ou un e-mail d’excuse bien rédigé peut aider à rétablir la confiance du client et à minimiser les dommages causés à la réputation de l’entreprise. En fin de compte, il s’agit de montrer à vos clients que vous vous souciez de leur satisfaction et que vous êtes prêt à prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.
