Au sein d’une entreprise, la gestion de paie gravite autour des bulletins de salaires et des déclarations sociales. C’est un élément essentiel de la comptabilité. Elle permet de rémunérer sans erreur les salariés tout en respectant les obligations fiscales / sociales. Elle génère de précieuses données permettant le suivi de la performance financière de l’entité. Internaliser cette opération récurrente et technique peut être un choix judicieux si vous maîtrisez les règles et disposez des outils nécessaires. Découvrez dans cet article comment gérer vous-même les paies dans votre entreprise.
Connaître les exigences de votre entreprise en matière de paie
Il s’agit de prendre en considération les exigences conventionnelles et légales s’appliquant à votre secteur et à votre statut juridique. Renseignez-vous d’abord sur le Code du travail et sur la convention collective. Vous pouvez ainsi comprendre les règlements autour des droits / devoirs des employeurs et des salariés :
- durée du travail,
- congés payés,
- primes,
- indemnités,
- heures supplémentaires…
Tenez compte du régime social auquel vous êtes affilié. Il détermine les cotisations sociales à verser pour la protection sociale de tout le personnel (santé, retraite, chômage…). Votre régime fiscal détermine quant à lui les impôts et les taxes dont vous devez vous acquitter sur les salaires. Il faudra également prendre en compte les déclarations et les paiements à réaliser auprès des organismes compétents. Parmi ces derniers, on peut citer l’URSSAF, les caisses de retraite, le centre des impôts… Le site du service public, de l’URSSAF ou de votre convention collective peut vous aider à connaître les exigences qui vous incombent en termes de paie.
Il faudra par ailleurs considérer vos besoins en matière de logiciel de paie. En optant pour la mise en place de SILAE dans votre entreprise, par exemple, vous pouvez rendre votre processus le plus automatisé possible. Ainsi, vous garantirez aussi bien sa sécurité que sa fiabilité et limiterez au strict minimum les interventions humaines.
Un logiciel de ce type vous permet de saisir, de modifier et d’importer en toute simplicité les variables de paie. Il permet en plus le suivi en temps réel des données relatives aux bulletins de salaire. Grâce à la même solution, la génération de ces documents se fait automatiquement chaque mois. Le règlement des salaires est simplifié par la même occasion. Chaque salarié peut accéder à sa fiche de paie depuis un espace personnel sécurisé. Le logiciel veille au respect des règlements applicables.
Il est recommandé de choisir un outil simple, ergonomique offrant une interface conviviale, intuitive et facile d’utilisation. Son panel de fonctionnalités doit se prêter à vos exigences. La solution doit être 100 % sécurisée et garantir une veille légale / conventionnelle sans faille. Le fournisseur doit vous accompagner lors de sa mise en place, son paramétrage et son déploiement. Il doit être en mesure de former votre équipe afin de la rendre plus autonome dans l’utilisation du logiciel.
Comment recueillir les informations sur les employés ?
Le recueil des informations relatives aux salariés est une étape fondamentale pour assurer une gestion efficace et fiable des paies. Elle garantit la précision des données et facilite le suivi des changements.
Etablissez en premier lieu des formulaires standardisés. Pensez à y inclure des sections détaillées sur :
- les données personnelles de chaque employé (identité, coordonnées, détails bancaires…),
- les données contractuelles (date d’embauche, statut, catégorie, coefficient, salaire de base, mode de paiement…),
- les données variables (heures travaillées, absences, congés, primes, indemnités, avantages en nature…).
La standardisation garantit une cohérence dans les renseignements recueillis, facilitant ainsi la gestion et la comparaison. Ensuite, mettez en place un processus d’onboarding rigoureux. C’est ce qui vous permettra de collecter rapidement toutes les informations nécessaires chaque fois qu’un nouvel employé intègre votre entité. Ainsi, les retards dans la gestion de la paie seront minimisés. Il est par ailleurs conseillé d’apporter un soin particulier aux mises à jour régulières des données.
Tout changement comme l’augmentation de salaire, le changement de statut matrimonial, les nouvelles adresses, le changement de compte… doit être pris en compte rapidement. Cela peut être facilité par votre logiciel de paie. Ce dernier peut permettre aux collaborateurs d’actualiser leurs propres informations, avec une validation interne pour garantir l’exactitude des informations. Veillez également à ce que le processus de recueil d’informations soit conforme aux normes de sécurité et de confidentialité des données.
Le suivi des heures travaillées
Le suivi précis des heures travaillées est un aspect essentiel de la gestion des paies. Il permet de garantir que vos salariés sont rémunérés correctement pour le temps qu’ils consacrent à leurs fonctions respectives.
Il vous faudra notamment suivre plusieurs éléments. D’abord, le temps de travail effectif correspond au temps durant lequel le collaborateur est à votre disposition et exécute son travail. Le temps de travail supplémentaire se rapporte quant à lui à toute heure accomplie au-delà de la durée légale ou conventionnelle du travail. Il entraîne une majoration de salaire ou un repos compensateur, selon les modalités prévues légalement ou par la convention collective. Pour ce qui est du temps de travail partiel, il est inférieur à la durée légale ou conventionnelle du travail. Il peut faire l’objet d’une modulation selon vos besoins. Les limites et les conditions fixées par la loi ou la convention collective doivent toutefois être respectées.
Pour suivre efficacement les heures travaillées, utilisez un dispositif de gestion de temps adapté. Un tel système permet de relever avec exactitude les heures de début / de fin de travail, les pauses, les absences, les congés… Vous avez le choix entre les outils classiques (machines à pointer, registres papier) et les solutions numériques (logiciels, applications, tableurs…).
Calculez les charges sociales et les paiements
Vous devez d’abord calculer les cotisations sociales. Celles-ci correspondent aux prélèvements obligatoires permettant le financement de la protection sociale des employés :
- Assurance maladie,
- accidents du travail,
- retraites,
- prestations familiales,
- formation professionnelle,
- indemnités de chômage…
Les impôts et les taxes doivent aussi entrer en ligne de compte, lesquels doivent obligatoirement être versés aux services publics. Ceux-ci et les cotisations sociales doivent être répartis entre la part patronale et la part salariale. La déclaration sociale doit s’opérer via la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ou un BRC (Bordereau Récapitulatif de Cotisations) le cas échéant.
Il y a lieu ensuite de procéder au calcul des paiements. Ceux-ci se rapportent aux sommes versées mensuellement aux salariés en contrepartie de leur travail. Ils comprennent notamment le salaire net, la rémunération que perçoivent effectivement vos collaborateurs avant prélèvement de l’impôt sur le revenu. Pour obtenir ce salaire, il faut déduire de la rémunération brute les cotisations salariales. Les paiements incluent également les primes, les indemnités, les avantages en nature… En ce qui concerne le montant et le mode de paiement, ils varient selon le contrat de travail, la convention collective, la performance des employés, etc.
Conseils pour générer vos bulletins de paie
Établis mensuellement, les bulletins de paie récapitulent un certain nombre de renseignements relatifs au travail et à la rémunération des salariés. Ils comportent des informations obligatoires. Seront notés notamment votre identité et celle des employés, le temps de travail et les heures supplémentaires éventuellement réalisées… À tout cela s’ajoutent le salaire de base, les éléments accessoires, les cotisations sociales (salariales et patronales), les impôts, le salaire net…
La forme des mêmes fiches doit respecter le modèle clarifié et simplifié mis en place par la législation en vigueur. Il faut regrouper les informations par rubriques, opter pour une présentation en colonnes et respecter un code de couleur. Chaque bulletin de salaire doit être généré et remis au salarié à chaque échéance de paiement de rémunération. En général, sa délivrance se fait à la fin du mois. La conservation des fiches doit être assurée par vous pendant un délai de 5 ans minimum et par les salariés pendant au moins 50 ans. Ainsi, elles peuvent faire office de justificatifs en cas de contrôle ou de litige.
Dès que tous les bulletins sont délivrés, des contrôles post-paie doivent s’opérer. Occupez-vous de chaque traitement qui en découle et restez à la disposition des salariés afin de répondre à leurs interrogations en matière de paie, de congés et de paie.
Le paiement des salaires
Le virement bancaire est sans doute le mode de paiement le plus courant et le plus sécurisé pour payer les salaires. Assurez-vous que vous disposez des coordonnées bancaires de vos collaborateurs. Il faut aussi respecter la date de paiement précisée sur la fiche de paie. Pour ce qui est du paiement par chèque, il s’agit d’une alternative au système précédent qui présente toutefois certains risques tels que le vol, la perte, la détérioration ou le risque d’impayé. Si vous souhaitez opter pour le paiement par chèque, veillez à ce que vous disposiez des noms et des adresses de vos salariés. Le délai de remise du chèque doit aussi être respecté.
Le paiement en espèces est quant à lui un mode de paiement exceptionnel et limité. Il ne peut être utilisé que pour les rémunérations inférieures à 1 500 €/mois. Avant d’y avoir recours, vérifiez que vous disposez de tous les fonds nécessaires. Le paiement doit être remis en main propre aux collaborateurs après que ces derniers auront signé un reçu.
