Optimiser le suivi des performances internes est devenu un enjeu majeur pour toute organisation moderne. Avec les outils intégrés de Microsoft 365, il est désormais possible de simplifier et de rendre plus fluide la production des rapports d’activité. De la consolidation des informations à leur diffusion, ces solutions permettent un gain de temps considérable tout en renforçant l’efficacité des collaborateurs. Découvrez comment transformer les méthodes traditionnelles en processus automatisés, pour des bilans précis et exploitables au quotidien.
Établissez les besoins en reporting de votre entreprise
Commencez par dialoguer avec les différents départements. Chaque équipe possède des objectifs distincts et des métriques prioritaires. Par exemple, le service financier se concentre sur les résultats budgétaires, tandis que les ressources humaines privilégient les statistiques liées au personnel. Dressez ensuite un inventaire des renseignements existants et des sources disponibles.
Cela inclut les bases de données internes, les fichiers Excel déjà utilisés ou les logiciels métiers spécifiques. Le but est d’identifier les informations les plus pertinentes pour assurer des constats complets et fiables. Une fois les indicateurs cernés, classez-les selon leur importance stratégique. Tous les rapports ne requièrent pas la même fréquence de mise à jour. Certains bilans peuvent être mensuels et d’autres, tels que les tableaux de bord opérationnels, demandent une actualisation quotidienne.
Automatisez la collecte des données avec Power Automate et Excel
Power Automate, intégré à l’environnement Microsoft 365, permet de concevoir des workflows sans nécessiter de compétences avancées en programmation. Par exemple, vous pouvez configurer des flux pour collecter automatiquement les données issues de diverses sources : e-mails, formulaires SharePoint, bases SQL ou les fichiers stockés sur OneDrive. En quelques clics, les informations sont extraites, consolidées et transférées vers un tableau Excel prêt à l’emploi.
Grâce à ce dernier, les données recueillies peuvent être organisées, filtrées et préparées pour une comparaison plus approfondie. Les fonctionnalités comme les tableaux croisés dynamiques ou les mises en forme conditionnelles simplifient le tri et la visualisation des renseignements essentiels. Automatiser ce processus réduit les erreurs liées aux saisies manuelles et accélère le traitement des informations. Vous gagnez un temps précieux, tout en améliorant la qualité et la fiabilité des données exploitées dans vos bilans. Ces technologies fonctionnent ensemble pour limiter les tâches répétitives.
Générez et partagez des rapports dynamiques avec Power BI et OneDrive
Power BI aide à concevoir des tableaux de bord interactifs et attrayants à partir des données centralisées. Avec des graphiques dynamiques et des indicateurs visuels, il facilite la compréhension et l’analyse des performances pour toutes les équipes. Commencez par le connecter aux fichiers Excel déjà préparés. L’outil extrait automatiquement les informations nécessaires pour les intégrer dans des modèles visuels personnalisables.
Vous pouvez configurer des diagrammes et des cartes pour répondre aux besoins spécifiques de chaque service. Les filtres conversationnels permettent à chaque utilisateur de manipuler les renseignements en temps réel pour obtenir des résultats ciblés. OneDrive simplifie, quant à lui, la collaboration et le partage de ces comptes rendus. En synchronisant les interfaces sur le cloud, ils deviennent accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Chaque travailleur bénéficie ainsi de la version la plus récente des bilans. Cette accessibilité est un atout considérable pour les équipes travaillant à distance.
