Le déménagement d’une entreprise n’est pas une tâche facile pour le responsable de la firme. Il doit non seulement s’occuper du transfert, mais aussi de l’aménagement des nouveaux locaux. Ce processus doit se préparer des semaines, voire des mois à l’avance afin d’éviter certaines surprises désagréables. Vous ne devez pas oublier les formalités du déménagement et faire en sorte que l’opération se réalise dans les meilleures conditions possibles. Voici un guide pour un déménagement de bureaux sans stress.
Planifiez pour éviter toute situation stressante
Déménager son entreprise peut, dans certains cas, devenir une source de stress. Pour éviter cela, une organisation anticipée s’avère indispensable. En plus d’avoir une idée précise et efficace, la planification permet de savoir si le déménagement respectera la date préétablie ou si l’exécution prendra plus de temps. Alors, pour un déménagement efficace, il faut :
- Faire le point sur les différentes activités importantes à réaliser,
- Maîtriser les délais et préavis reçus,
- Informer tous les collaborateurs.
La communication doit être simple de manière que chaque employé puisse connaître le nouveau planning afin de mieux s’adapter au nouveau rythme de travail. Si la location s’effectue à travers un contrat de bail, vous devez nécessairement avertir le bailleur par une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre doit être rédigée et envoyée 6 mois avant votre déménagement.
Confiez le déménagement de vos bureaux à des professionnels
Le déménagement d’une entreprise constitue un nouveau départ qui se doit d’être bien organisé. Or, lorsque ce genre de situation se présente, on peut se demander s’il est possible de préparer le transfert par ses propres moyens. Une solution plus efficace consiste à organiser son déménagement de bureaux en ayant recours à une entreprise de déménageurs. Peu importe la taille de votre société, il est important de faire appel à un professionnel pour de nombreuses raisons.
Un déménageur vous offre une bonne sérénité
De la location du camion à la recherche des emballages en passant par l’arrangement des affaires, le déménagement nécessite beaucoup de logistique et de temps de préparation. Ainsi, avoir recours à une entreprise de déménagement, c’est obtenir un vrai soutien pendant ce temps de transition.
L’entreprise de déménageurs prendra à sa charge une grande partie de la logistique. Vous pourrez à cet effet, vous concentrer sur d’autres tâches essentielles que seul vous pouvez faire. Lorsque le déménagement est dû à une mutation qui a généralement un court délai, il serait plus judicieux de vous faire épauler par un professionnel pour le transport de vos affaires.
Un professionnel est doté d’un certain savoir-faire
Vous ne pouvez pas vous contenter de votre personnel ou de vos proches pour déplacer certains biens. En effet, vous aurez besoin d’un professionnel expérimenté pour les transporter. Les articles fragiles comme les vitres, les œuvres d’art, les télévisions ou même les meubles anciens ne peuvent pas être pris en charge par n’importe qui. Le transport de ces biens nécessite une véritable expertise dans le conditionnement, l’arrangement, l’emballage et le transport. De même, les meubles très imposants exigent une très grande parcimonie.
Un déménageur possède tout le matériel qu’il faut
Pour beaucoup, faire appel à des déménageurs experts nécessite un budget important. En réalité, tout transfert requiert des dépenses, notamment en termes de matériel. Entre louer un camion, collecter ou acheter des emballages et trouver des cartons de déménagement, vous serez obligé d’établir un certain budget pour satisfaire tous ces besoins.
En revanche, avec des déménageurs professionnels, tout sera inclus directement dans le devis que vous aurez demandé. De plus, ce dernier sera personnalisé et conforme à votre situation. Faire appel à un professionnel, c’est mettre toutes les chances de son côté pour avoir un déménagement réussi.
Enfin, les professionnels du déménagement prodiguent des conseils précieux pour transférer son entreprise le plus sereinement possible. Ils possèdent une check-list qui leur permet de ne rien oublier, de suivre un ordre précis pour vos biens et de prioriser certaines affaires fragiles ou importantes. Pour un choix optimal, vous pouvez demander des devis détaillés à plusieurs entreprises de déménagement.
Quelles démarches administratives pour transférer vos bureaux ?
Cette étape du processus de transfert de l’entreprise est obligatoire. Le déménagement doit être précédé par la réalisation de nombreuses formalités administratives :
- Effectuez le changement d’adresse auprès de tous les organismes dont vous dépendez (Sécurité sociale, Urssaf, banque, clients, prestataires, etc.),
- Rétablissez votre contrat d’assurance,
- Résiliez et lancez un nouveau contrat avec vos prestataires (eau, électricité, gaz, téléphonie, etc.),
- Mettez à jour votre site internet et vos brochures commerciales.
Si vous devez transférer votre siège social, vous devez remplir des formalités spécifiques, comme la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.
L’aménagement du nouveau local
Avant de rendre définitivement la clé de l’ancien bureau, rassurez-vous que le local reste conforme aux obligations du bail commercial. Il faut alors corriger les détails abîmés et effectuer un nettoyage global après avoir sorti tout le mobilier. Ces étapes favorisent le déroulement de l’état des lieux de sortie.
De la même façon, pour votre nouveau bureau, vous devez réaliser un état des lieux d’entrée pour vous assurer que tous les équipements fonctionnent. Il ne faut pas tarder à vérifier l’état des systèmes de canalisation et d’évacuation avant de signer le contrat.
Conseils pour un déménagement de bureaux réussi
Pour un déménagement, il est indispensable de suivre certaines étapes cruciales.
Faites jouer la concurrence entre les entreprises de déménageurs
L’option consistant à faire appel à un déménageur professionnel permet de s’assurer de la bonne manutention des biens du bureau. Pour optimiser le coût du transfert, il est conseillé de faire une demande de devis auprès de plusieurs entreprises de déménagement pour comparer les prix. Pour ce faire, vous devez accentuer vos comparaisons sur quelques points clés :
- Un devis gratuit,
- Le chargement et déchargement des biens,
- L’utilisation d’un monte-meuble,
- L’emballage et le démontage des objets fragiles,
- Le conditionnement,
- Le type d’assurance,
- Le mode de transport des biens,
- Les cartons prévus pour le déménagement.
Ces points présentent le type de service qu’offre chaque prestataire. Vous devez savoir que les coûts dépendent des services proposés, du volume de biens et de la distance à parcourir. Toutefois, vous devez faire attention aux offres alléchantes. Optez donc pour un professionnel qui propose un coût raisonnable accompagné d’une prestation de qualité et non celui qui propose le coût le plus bas.
Optez pour les prestataires qui offrent les emballages
Certaines entreprises offrent les emballages de déménagement, tandis que d’autres sont susceptibles de vous faire payer ce service. Vous devez donc vous renseigner sur les conditions du prestataire avant de le choisir. Si vous devez effectuer un déménagement international, il est important de choisir une entreprise qui prend en charge les emballages, car vous pourrez avoir besoin d’une déclaration douanière.
Faites attention à la sous-traitance
Il est possible que certains déménageurs sous-traitent leur service. Cette démarche n’est pas répréhensible certes, mais il est judicieux de se renseigner à ce sujet. Plus le nombre d’entreprises partenaires est important, plus vos biens sont susceptibles d’être égarés ou endommagés.
Mobilisez votre personnel pour la préparation du déménagement
Toute votre équipe doit comprendre les raisons de votre déménagement et l’approuver. Dans la plupart des cas, trouver un nouveau bureau plus adapté aux besoins des salariés nécessite plus de réflexion et de performance. Il est donc conseillé d’impliquer et de préparer toute votre équipe au changement de locaux. L’employeur peut s’occuper du planning avec des missions réparties pour chaque salarié.
La préparation du transfert de l’entreprise consiste à mettre dans les cartons de déménagement, les objets selon leur importance et leur degré de fragilité. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez prendre le temps d’écouter les propositions de vos employés sur votre nouvelle destination.
